På tjänsteresa: Traktamente eller resa på räkning?

Vid tjänsteresor är det vanligt att arbetsgivaren står för merkostnader under en tjänsteresa. Arbetsgivaren kan välja att betala ut traktamente eller låta arbetstagaren resa på räkning. Däremot finns det inget krav på att arbetsgivaren ska ersätta arbetstagaren såvida det inte står i kollektivavtal eller enskilt avtal.

Kom ihåg: Bokföringsnämnden (BFN) har fastställt att originalkvitto krävs för redovisning av utgifter. Scannade eller fotograferade kvitton räcker inte ur redovisningssynpunkt.

 

Resa på räkning

Att resa på räkning innebär att arbetstagaren ersätts för utgifter såsom biljetter, boende och mat. Det kan göras genom uppvisande av kvitton, arbetsgivarens kreditkort eller på faktura.

Arbetstagarens kostnader är skattefria. Däremot kan måltider bli skattepliktiga enligt reglerna om fri kost. Måltider som ingår i priset för transport eller hotell ska inte förmånsbeskattas. Likaså är måltider skattefria om det sker i samband med intern eller extern representation.

 

Schablonbelopp 2017

Varje år beräknas ett schablonbelopp för vad en måltid bör kosta. Om det betalda priset för måltiden är lägre än schablonbeloppet blir skillnaden i kronor skattepliktigt.

Schablonvärde för förmånsbeskattning under inkomståret 2017

  • Helt fri kost (minst tre måltider): 225 kronor per dag
  • Fri lunch eller middag: 90 kronor per dag
  • Fri frukost: 45 kronor per dag

Arbetsgivaren ska dra källskatt och betala arbetsgivaravgift på beloppet.

 

Traktamente för resor i tjänsten

I samband med tjänsteresor kan arbetstagare få ersättning av arbetsgivaren för merkostnader för mat och övernattning. Detta kallas för traktamente, vilket kan vara helt eller delvis skattefritt.

För helt eller delvis skattefritt traktamente krävs: 

  • Det måste vara en tjänsteresa
  • Resan ska innehålla en övernattning mellan kl. 00-06
  • Det måste vara 5 mil mellan bostad och arbetsställe

År 2017 motsvarar helt traktamente 220 kronor, medan halvt traktamente motsvarar 110 kronor. Om arbetstagaren inte själv betalar för måltider, så minskas ersättningen. Det finns dock ett undantag, vilket gäller obligatorisk måltid på allmänna transportmedel.

Det gäller exempelvis om frukost ingår i biljettpriset för en tågresa. När hela måltider är ett tillval ska traktamentet minskas med ett visst belopp beroende på om det gäller ett helt eller halvt traktamente.

För resor utomlands gäller andra regler och ersättningar för traktamenten. 

 

Exempel: Sanna på kurs i Göteborg

Sanna arbetar i centrala Stockholm och åker på en tredagars kurs i Göteborg. Avresan sker tisdag kl. 17:30, och Sanna är tillbaka i Stockholm på fredagen kl. 18:10. I kursavgiften ingår lunch, vilket räknas som en förmån. Arbetsgivaren betalar för hotellet där frukost ingår.

Totalt skattefritt traktamente som kan utbetalas: 357 kronor

 

Dag Traktamente Avdrag frukost Avdrag lunch Förmån lunch
Avresedag 110,00
Onsdag 220,00 – 44,00 – 77,00 90,00
Torsdag 220,00 – 44,00 – 77,00 90,00
Hemkomstdag 110,00 – 22,00 – 39,00 90,00

Lön Expert hjälper dig i lönehanteringen

900 ekonomiavdelningar har valt Lön Expert. I produkten får de tillgång till aktuell lagstiftning, guider i vanliga processer för skatt- och lönefrågor, samt användbara mallar som kan anpassas för din organisation. Besluten blir enklare, frågorna färre och reglerna tydligare.

Testa Lön Expert
Gillar du det du läser? Dela detta inlägget!