Så skapar du en organisationskultur som uppmuntrar till egna initiativ

Vi möter upp med Dr. Ari Riabacke, den livsbejakande Östgöten som specialiserat sig på beslutsfattande och framtiden. Kanske känner du igen Ari från det TEDx-talk han höll våren 2016. Föreläsningen har berört många och fått dem att våga mer och fatta viktiga beslut. Ari var också föreläsare på Draftits Expo HR 2016 där han talade om ledarskap, mångfald och talent management.

I vårt samtal med Ari kretsar frågorna kring beslutsfattande inom organisationer och hur man som organisation kan lära sig av historien och uppmuntra medarbetarna till att ta för sig mer. Finns det något framgångsrecept för att fatta bättre beslut, lära sig av de mindre bra och våga ta steget? Och hur ser framtidens beslutsfattande ut? Kommer människans beslutsfattande bli ersatt av artificiell intelligens?

 

Livet är inget som ska analyseras och förstås

Doktor i beslutsanalys och erkänd författare i all ära. Men vad är det som driver Ari? Han beskriver sig som en arbetargrabb från Norrköping med stor passion för livet.

– Mycket av mitt motto är att ”livet är inget som ska analyseras och förstås, utan något som ska kännas och levas!”. Jag fattar många av mina beslut på drömmar och förhoppningar och försöker i möjligaste mån se till att inte mina rädslor styr mig mer än nödvändigt.

 

Att låta historien påverka besluten på rätt sätt

I ett segment av Aris föreläsning på Expo HR berättade han om vad äldre människor oftast ångrar. Det är ytterst få som svarar att de önskar att de jobbat lite mer, gjort några Excel-ark till. Många gånger hade de velat ta mer chanser.

Frågar man någon vad de har för drömmar och vad de vill göra den närmsta framtiden, så är det förvånansvärt många som inte riktigt vet. Men ställer man samma fråga och lägger till ”om du bara hade några år kvar att leva”, då händer det något hos människor. De ser saker och ting mycket klarare. Klart står att vi påverkar framtiden genom de beslut vi fattar, men hur är det med dåtiden – påverkar den oss?

– Det förflutna spelar många gånger stor roll, vilket inte alltid behöver vara till vår fördel. Våra (tidigare) erfarenheter behöver inte ha bäring på de beslut vi fattar idag, det vill säga att våra tidigare erfarenheter kan ”uttala” sig i frågor som de inte har någon aning om.

Om det förflutna spelar en stor roll på vårt beslutsfattande, trots att det inte alltid är relevant, hur kan vi undvika att dålig historik och felaktiga beslut påverkar framtida negativt? Ari menar att vi snarare bör se det som att vi ska påverkas, i form av att vi lär oss.

– Jag tycker att vi ska låta tidigare beslut påverka oss genom att lära av dem. Ett vanligt misstag i organisationer är att man inte dokumenterar tidigare tagna beslut, hur man gjort och hur det sen gick i syfte att lära av sina misstag och göra det bättre i framtiden.

Ari sätter fingret på en sak i sitt resonemang – att dokumentera och även motivera tidigare beslut. Organisationer är idag än mer flytande. Nya talanger kommer och gamla lämnar. Hur säkerställer man att lärdomarna från tidigare besluts förs över från en generation talanger till nästa? Ari menar att det måste vara inbyggt i organisationen. Beslutsprocesser måste vara en iterativ process, att man konstant förbättrar och utvecklar sig genom att ta tillvara på nyfunnen kunskap.

Att skapa en ”okej att göra fel”-kultur

Vad som många gånger står i vägen för att fatta ett beslut är rädslor. Motgiftet är enligt Ari: att träna på att vara modigare, att våga mer.

Det är något som man får träna på, och det måste man göra genom att vara uppmärksam på när man håller på att gå i ”att alltid ta det säkra före det osäkra”-fällan. Vågar man inte misslyckas kan man inte heller lyckas.

Vanligt är också att vi skjuter upp beslut på grund av rädsla och att de är obehagliga. Det gäller att ställa sig frågan: ”vad är det värsta som kan hända”? Ari menar att det värsta som kan hända är inte att man misslyckas, det är att man inte provar. Det gäller att ta tjuren vid hornen och göra det snabbt för att inte ge rädslan tid att slå rot.

Just att fråga ”vad är det värsta som kan hända” är något som Ari föreslår att man försöker få in i organisationens kommunikation med medarbetarna. Det i kombination med att skapa förutsättningar är två viktiga faktorer för att få medarbetarna att utmana sig själva och våga fatta beslut. Dessutom måste ledarna gå först och faktiskt visa att det är okej att göra fel.

Man går före, slår an tonen och visar att man måste våga fast man inte är riktigt säker och man bygger – tillsammans – en ”okej att göra fel”-kultur. Törs man inte göra fel kan man inte heller göra rätt.

 

Vad händer med vårt beslutsfattande i framtiden?

Digitalisering, Automatisering av arbete och nu även Artificiell intelligens. Utvecklingen går raskt framåt och somliga hävdar att en mängd yrken kommer att försvinna. Men vad händer med vårt beslutsfattande när artificiell intelligens gör sitt intåg på riktigt? Kommer människans subjektivitet få ge vika för artificiell intelligens objektivitet?

Ari menar att vi inte kommer kunna komma ifrån den ”mänskliga handpåläggningen”. Mycket är redan idag automatiserat, även i våra beslutsprocesser.

”Människans” beslutsfattande kommer inte kunna ersättas. Redan idag har vi automatiserat väldigt mycket av vårt beslutsfattande, men som vi skriver i vår bok Beslutspyramiden; ”En hel del av beslutsfattandet i företag och organisationer är redan automatiserat, men långt ifrån allt och långt ifrån alltid de svåraste och viktigaste besluten. De kräver ofta en annan typ av kunnande, de kräver alltjämt mänsklig handpåläggning”.

Draftits tankar

Hur arbetar du som läser denna artikeln med att ena ert ledarskap och dokumentera viktiga beslut?

I denna artikel kom vi fram till att ”ledarskap som leder med exempel” är en av de stora framgångsfaktorerna för att skapa en organisation där medarbetare vågar ta egna initiativ. Det behövs en organisation där ledare vågar göra fel och kommunicerar till sina medarbetare att det är okej att göra fel – så länge man lär sig av sina misstag.

Hur säkerställer du att din organisation har ett enat ledarskap? Och hur gör ni när nya chefer rekryteras och specialister blir chefer? Dessa frågor är några av anledningarna till att vi tog fram vår webbaserade chefshandbok och chefsportal. Med lösningen får du färdigskrivna texter framtagna av experter. Dessutom kan du fylla på med era egna texter kring organisationen, kulturen och ledarskapet. Alla chefer får samma information och en tydlig bild av hur de ska agera i olika ärenden – allt med fast förankring i korrekt juridisk information.

För att dokumentera viktiga beslut, bygga historia och minska frågorna internt har vi även tagit fram lösningar för webbaserade personalhandböcker och medarbetarportaler. Med dem kan du samla all intern information på ett ställe och ena kommunikation. Givetvis finns det även i denna produkt färdigskrivna texter av experter, så att du slipper lägga värdefull tid på skrivande. Medarbetarportalen kan anpassas efter din grafiska profil och du kan även lägga till eget medieinnehåll.